В процессе проведения данной проверки надо установить следующее: пригодны ли складские помещения для хранения материальных ценностей; оборудованы ли они стеллажами и другими приспособлениями; не допускается ли порча материалов из-за ветхости складских помещений. Особое внимание следует обратить на то, исправны ли крыши, полы, стены, наружные и внутренние запоры на дверях и воротах, проверить, пригодны ли стеллажи, полки, ящики для хранения; прикреплены ли к местам хранения ярлыки с указанием номенклатурных номеров; обеспечивается ли полная сохранность материальных ценностей, возможность свободного доступа и быстрого нахождения при приемке, отпуске и проверке фактического наличия; обеспечены ли склады исправными весоизмерительными приборами и мерной тарой, соблюдаются ли сроки проверки и клеймения этих приборов; обеспечены ли складские помещения и другие места хранения материалов охраной, противопожарным оборудованием и инвентарем. На складах надо установить, знают ли заведующие складами (кладовщики) порядок приема, хранения и отпуска материальных ценностей; умеют ли они пользоваться весоизмерительными приборами; правильно ли составляются первичные документы. Одновременно устанавливается, правильно ли ведется организация учета материальных ценностей на складе. С этой целью надо установить, своевременно и правильно ли производятся записи по приходу и расходу материалов в карточках складского учета материалов по форме № М-12, все ли подписи имеются в них. При наличии ведения материальных отчетов надо установить, правильно ли они ведутся. При проверке состояния складского хозяйства следует также выяснить, как обеспечивается пропускная система, обеспечивает ли она должный контроль за вывозом материальных ценностей, имеются ли на складах образцы подписей материально ответственных лиц, которым предоставлено право получать материальные ценности.
На следующем этапе проверки аудитор устанавливает, заключены ли договоры о материальной ответственности с заведующими складами (кладовщиками) и другими работниками, которым доверены получение, хранение и отпуск материальных ценностей; обеспечивается ли должный контроль за их работой.
129
5 Зак. 1420
Следует также проверить, правильно ли оформляется при смене материально ответственных лиц (или уходе их в отпуск) передача материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому.
Еще по теме 11.3. Проверка обеспечения сохранности материальных ценностей и состояния складского хозяйства:
- 11.3. Проверка обеспечения сохранности материальных ценностей и состояния складского хозяйства
- 11.4. Аудит операций по движению материальных ценностей и правильности их оценки
- 11.5. Аудит операций по использованию материальных ценностей в производстве
- 11.8. Проверка полноты и качества проведенныхинвентаризаций товарно-материальных ценностей и отражения их результатов в учете
- Глава 11. Учет операций по централизованному снабжению материальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете
Цели внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:
*минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,
порчи, непроизводительного расходования;
*обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.
Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:
- *должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
- * должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
- *должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
- *в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;
- *должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.
Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:
- · Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;
- · Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;
- · Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;
- · Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей - предупреждение злоупотреблений в результате сговора.
Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:
- *внутренний контроль МПЗ;
- *заказ МПЗ;
- *получение МПЗ;
- *регистрация МПЗ;
- *хранение запасов;
- *отпуск МПЗ в производство.
- 1. Внутренний контроль МПЗ
- 1. Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.
По традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.
Роль внутреннего контроля при анализе складских операций наиболее важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.
2. Большинство предприятий и организаций нашей страны, в том числе и исследуемое применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.
Этот метод характеризуется:
- *оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
- *осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;
- *предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
- *осуществлением бухгалтерского учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам (плановой себестоимости, планово-расчетным ценам, оптовым ценам) в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения -- складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ -- также в разрезе номенклатурных номеров;
- *систематическим подтверждением органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
При этом основными задачами учета МПЗ, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:
- *правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
- *контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
- *контроль за соблюдением установленных норм запасов;
- *систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
- *своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.
- 3. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:
- * наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
- *размещение материалов по секциям складов, а внутри них -- по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
- *оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;
- *внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
- *сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
- *организация, там где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;
- *установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
- *определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
- 4. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:
- *применять номенклатуры-ценники на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;
- *установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
- *проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;
- *разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;
- *внедрять средства автоматизации учета.
- 5. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.
Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.
Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров.
Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) -- на крупных.
6. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.
На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.
- 7. Вся документация, составленная при помощи компьютера на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным способом документации, данным первичных документов.
- 8. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шрифтов).
Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.
Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт), по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество МПЗ (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.
Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).
При помощи компьютера составляются ведомости обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.
- 2. Система заказов МПЗ
- 1. В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов (товаров), а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную (не должно быть заказа запасов).
- 2. Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.
- 3. Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.
- 4. Папки, содержащие невыполненные заявки на материалы (товары), должны регулярно проверяться для выявления задержки поставок.
- 5. Должно обеспечиваться эффективное разделение обязанностей между персоналом, ведущим складской учет, кладовщиками, отделом снабжения, транспортным отделом, отделом контроля производства и сбыта.
- 3. Система получения МПЗ
- 1. Для приемки МПЗ в каждом подразделении должно быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери товаров и беспорядок при их поставках.
- 2. Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворившие установленным требованиям, МПЗ должны храниться на складе отдельно. Это разделение наилучшим образом достигается путем территориального разграничения, требующего дополнительной транспортировки к местам постоянного хранения, что помогает избежать ошибок при проведении инвентаризации.
- 3. Последовательно пронумерованные приходные ордера на товар, прибывший на склад, должны составляться на каждую транспортируемую партию.
Ордера должны включать следующие реквизиты: дату получения, номер заказа, количество полученного товара (должны быть определены недостачи при транспортировке), описание товаров, идентификационный код партии или серии, идентификационный код бухгалтерской записи о запасах.
- 4. Должка существовать детальная инструкция о получении и приемке МПЗ. Должна быть выработана стандартная политика, определяющая объем выборки для проверки, процедуры проверки и действие персонала в случае, если по той или иной причине выявится несоответствие принятым стандартам поставок.
- 5. При необходимости весь отвечающий за приемку персонал должен быть специально обучен, например, для приемки вредных и летучих материалов или когда процесс приемки требует сложной научной проверки - степень чистоты (очистки), правильность градуирования или зараженность.
- 6. На забракованные товары должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику. Она посылается поставщику, уведомляя его об отказе от товара и о необходимости списания соответствующих сумм дебиторской задолженности.
В акте приемки должны быть подробно изложены все причины отказа от приемки (для последующих ссылок, что особенно полезно при выборе одного из двух поставщиков, предложивших одинаковые условия контракта).
- 7. для повышения эффективности производительности отдела снабжения уровень (%) заказов от товара должен тщательно исследоваться не реже одного раза в месяц. Некоторые предприятия действуют на основе так называемого принципа «точно В срок» (который позволяет свести к минимуму запасы материалов на складе) и требуют более оперативного контроля за уровнем отказов от товаров. Такой тип операций характерен для супермаркетов.
- 8. Поставщик всегда должен иметь полную информацию об отказе от товара и дефектах, возникших при его транспортировке. Должен осуществляться контроль за поставщиками, по поставкам которых имеются отказы в полном объеме. Своевременно должен производиться отказ от услуг таких поставщиков.
- 9. Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
- *зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
- *проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
- *сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
- *акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
- *передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);
- *передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.
В инструкциях предприятий может устанавливаться и иной порядок регистрации и прохождения расчетных документов.
Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала.
10. Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.
Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу как руководства при приемке и оприходовании материалов.
При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.
11. На предприятиях должен быть установлен порядок оперативного
контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.
- 12. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).
- 13. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах.
Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.
14. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами.
Если в интересах производства отдельные партии материалов целесообразно направить непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.
- 15. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах
- 16. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется -- в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.
- 4. Система хранения МПЗ
- 1. Все запасы и продукция, не завершенная производством, должны храниться в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
- 2. Убытки МПЗ в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания или порчи, случайной гибели, чрезмерной стоимости хранения запасов.
- 3. Эффективными способами борьбы с хищениями, являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный доступ; 24-часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки): одинаковые процедуры приемки и отпуска МПЗ для всех мест хранения: полная информация о том, где и какие запасы хранятся; обеспечение сохранности МПЗ при перемещении на другое место хранения; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск МПЗ только по утвержденным заявкам; дополнительные меры к сохранности дорогостоящих предметов; процедуры проверки персонала: периодические проверки выполнения всех процедур, обеспечивающих сохранность МПЗ.
- 4. Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением МПЗ состоят в следующем:
- *требуемое количество материалов должно быть определено, точно, а не приблизительно;
- * необходимо подобрать квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
- * необходимо приобрести точное измерительное оборудование, исследовать альтернативные варианты использования материалов;
- * производить утилизацию и переработку отходов дорогостоящих материалов (серебра, золота, свинца);
- * проводить четкую и определенную руководством политику в отношении отходов и побочных продуктов (независимое санкционирование, процедуры представления).
- 5. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:
- *создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное оборудование и набрать обученный персонал;
- *соблюдать условия хранения МПЗ (температура, свет, влажность, вентиляция);
- *постоянно поддерживать эксплуатационные свойства МПЗ, что особенно необходимо для их дальнейшей перепродажи (особенно транспортных средств, оборудования);
- *соблюдать соответствие МПЗ принятым государством стандартам и законодательным нормам;
- *проверять срок годности МПЗ и готовой продукции;
- *регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;
- *проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до цены их возможной реализации.
- 5. Система отпуска МПЗ
Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках --для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же можно отнести и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.
При организации внутреннего контроля отпуска МПЗ следует учитывать ряд факторов.
1. Получение товаров и материалов со склада может осуществляться
только при наличии соответствующей санкции работника склада.
Должны быть обеспечены: ограниченный доступ к местам хранения; адекватный идентификационный показатель заказанных товаров; точные измерительные приборы, которые регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии; соответствующие меры предосторожности при транспортировке опасных и изменчивых материалов.
2. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.
На какую бы цель ни были использованы материалы или товары, на все должен быть утвержденный запрос.
- 3. Во избежание хищений и незаконного использования излишков количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено. Ответственность, а такие злоупотребления возлагается на подателя заявки. Посредством анализа альтернативных вариантов неэкономное расходование материалов должно быть выявлено. Излишки материалов, не возвращенные на склад, должны определяться посредством внимательного осмотра производственной площади ответственным работником.
- 4. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно-материальных ценностей.
- 5. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
- 6. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.
- 7. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
- 8. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.
- 9. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования.
К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.
10. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.
Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.
11. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия (стройки) следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).
Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.
В целях сокращения количества первичных документов и при наличии вычислительных машин внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми допускается оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший -- в карточке получателя. В карточке получателя указывается лимит отпуска на месяц. По окончании месяца эти карточки с согласия материально ответственных лиц передаются на МСУ для соответствующей обработки.
12. Отпуск материальных ценностей на сторону государственным и кооперативным предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством.
Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.
Порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается распоряжением и внутренней инструкцией предприятия.
С О Д Е Р Ж А Н И Е
Мероприятия по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей
Охрана имущества от внешних посягательств
Пропускной режим
Внутрифирменная защита от воровства и злоупотреблений со стороны персонала
Внутренний контроль
Приемка товаров на складе поставщика
Приемка товаров на складе покупателя
Документальное оформление выбытия товаров
Материальная ответственность работника
В каких случаях работник должен возместить ущерб
В какой сумме с работника можно взыскать ущерб
Как взыскать сумму ущерба с работника
Список использованной литературы
Мероприятия по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей.
1. Охрана имущества от внешних посягательств.
2. Пропускной режим.
3. Внутрифирменная защита от воровства и злоупотреблений со стороны персонала.
4. Материальная ответственность работников.
Охрана имущества от внешних посягательств.
Одним из вариантов защиты имущества от внешних посягательств является охрана объектов подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел.
Организация заключает соответствующий договор с отделом вневедомственной охраны.
В соответствии с этим договором, «собственник» передает, а «охрана» принимает под охрану объекты, которые должны отвечать следующим общим требованиям:
1. Территория по периметру предприятия, производственные цехи, склады, базы, строительные площадки и подступы к ним, а также витрины магазинов, ателье, павильонов и иные охраняемые помещения с наступлением темноты должны освещаться так, чтобы они были доступны наблюдению нарядов охраны.
2. Стены, крыши, потолки, слуховые окна, люки и двери помещений, в которых хранятся товарно–материальные ценности должны находится в исправном состоянии и отвечать предъявляемым требованиям. Двери и окна первых этажей должны быть оборудованы металлической решеткой внутри помещений.
3. Объекты должны быть оборудованы соответствующими техническими средствами охраны.
Обязанности «Охраны»:
1. Осуществление контроля за целостностью объектов охраны при помощи охранно-пожарной сигнализации (ОПС) с выводом на пульт централизованной охраны.
2. Прибыть к объекту охраны в течении (днем –10 мин, ночью –5 мин) с момента получения сигнала «тревога» и находится там в течении двух часов с момента предупреждения «собственника» о проникновении на объект посторонних лиц.
Обязанности «собственника»
1. Осуществлять определенные договором мероприятия по оборудованию объектов техническими средствами охраны, создавать надлежащие условия для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
2. Перед сдачей объекта под охрану проверять, чтобы в охраняемом помещении не остались посторонние лица, включенные электроприборы и другие источники огня
3. Запирать окна, закрывать замки и пломбировать (опечатывать) наружные двери охраняемых помещений. Пломбировать (опечатывать) при наличии тамбура внутренние двери. Запирать снаружи навесные замки помимо внутренних запоров и пломбировать (опечатывать) двери запасных входов.
4. Денежные средства, изделия из драгоценных металлов и с драгоценными камнями должны храниться в запертых сейфах и металлических шкафах (ящиках) , прикрепленными к полу.
5. Сдавать под охрану объект имеют только лица, назначенные для этого приказом руководителя организации.
Пропускной режим.
В настоящее время не только на заводах, но и в крупных предприятиях и коммерческих фирмах устанавливается пропускной режим.
Сотруднику, работающему на данном предприятии оформляется пропуск установленного образца, на основании которого он может ежедневно проходить на территорию завода (фирмы) .
Если это работник не данного предприятия или коммерческой фирмы, т. е. клиент, то выписывается разовый пропуск (на основании паспорта), в нем указывается номер склада, отдел (кабинет) куда имеет право пройти клиент. В месте назначения делается соответствующая отметка в пропуске. При выходе этот пропуск сдается охраннику.
Внутрифирменная защита от воровства и злоупотреблений со стороны персонала.
Внутренний контроль.
Многие организации имеют в настоящее время собственную Службу безопасности, одним из пунктов которой является осуществление внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
В зависимости от размеров, доходности и т.д. организации зависит и как обеспечена, и как оборудована Служба безопасности предприятия.
Объект внутреннего контроля организации – это управляемое звено в системе управления организацией, воспринимающее контрольное воздействие.Существуют несколько типов внутреннего контроля:
1. Неавтоматизированный
2. Не полностью автоматизированный
3. Полностью автоматизированный
Субъект внутреннего контроля – это работник или участник организации, совершающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основании соответствующих прав.
Все субъекты внутреннего контроля целесообразно разделить по следующим уровням с точки зрения значимости в совокупном контрольном действии:
1. Субъекты внутреннего контроля первого уровня – это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов);
2. Субъекты внутреннего контроля второго уровня – в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования) ;
3. Субъекты внутреннего контроля третьего уровня - выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (работники планово -диспетчерского, отдела кадров)
4. Субъекты внутреннего контроля четвертого уровня В их обязанности входят контрольные и другие функции (АУП, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности)
5. Субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники входного и технического контроля и т.п.)
Если у организации нет собственной Службы охраны, то возможно заключение договоров с соответствующими коммерческими службами, занимающиеся охранной деятельностью согласно лицензии.
Общие положения
В каждом хозяйстве должен быть обеспечен постоянный контроль за сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей. Важным приемом такого контроля является инвентаризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятий, так и правильность ведения бухгалтерского учета. При инвентаризации материальных ценностей проверяют наличие продукции и производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления полученных фактических данных с данными бухгалтерского учета.
Проведение инвентаризации
Инвентаризация может быть частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, и полная, когда проверкой охватываются все ценности в хозяйстве в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета в сроки, установленные специальной инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации сельскохозяйственные предприятия проверяют наличие остатков в натуре в течение года. Так, нефтепродукты проверяют ежемесячно, остатки кормов, семян, минеральных удобрений - на 1 июля и на 1 декабря, остатки кожевенного сырья - ежеквартально и т. д. Могут быть и внеплановые проверки.
Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Результаты проверки оформляются инвентаризационными описями и соответствующими актами. Руководители
предприятий обязаны лично рассматривать материалы инвентаризации не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания и принимать соответствующие решения по ее результатам.
Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. При этом составляют бухгалтерскую запись:
дебет счетов учета соответствующих материальных ценностей 43,41,10
кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Учет недостач и потерь от порчи ценностей
Недостачи товарно-материальных ценностей, а также потери от порчи ценностей относят на дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита соответствующих материальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы (признанные материально ответственными лицами или присужденные судом) относят с кредита счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 3 "Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы". Недостающую продукцию текущего года списывают по плановой себестоимости (без последующей корректировки до фактической), а сельскохозяйственную продукцию урожая прошлого года и покупные товарно-материальные ценности - по балансовой стоимости. В дальнейшем после принятия решения о списании потерь и недостач их списывают с кредита счета 94 в установленном порядке.
Недостачи сельскохозяйственной продукции, семян и кормов в пределах норм естественной убыли (биологические потери при хранении) списывают путем распределения (пропорционально списанному количеству) по основным направлениям расхода продукции, семян и кормов: использованных на производство - на субсчета 20-1, 20-2 и счет 23; отпущенных в переработку - 20-3, реализованных - на счет 90 и т. д., на остаток - на счета 43 и 10. Недостачу и порчу товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли в тех случаях, когда конкретные виновники недостач и потерь не выявлены или во взыскании которых отказано судом, списывают на дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы".
Недостачу и порчу ценностей сверх норм естественной убыли в суммах, относимых на счет виновных лиц, списывают со счета 94 на дебет счета 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Порядок взыскания этих сумм рассмотрен в предыдущей главе. Недостачи и потери материальных ценностей, возникшие вследствие стихийных бедствий, списывают на счет 99 "Прибыли и убытки", а застрахованных - на счет 76, субсчет 1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию".
Отражение в регистрах
Недостачи, хищения и порчу материальных ценностей по счету 94 учитывают в ведомости № 54-АПК аналитического учета недостач и потерь. В графах по дебету счета 94 отражают раздельно суммы выявленных недостач и хищений, потерь от порчи и повреждений материальных ценностей. В отдельных графах ведомости № 54-АПК отражают суммы списаний с кредита счета 94 по назначению: на виновных лиц, на затраты производства и т. д. Записи в ведомости ведут по лицам, допустившим порчу или недостачу материальных ценностей. На каждое лицо и вид материальных ценностей, по которым выявлены недостачи, отводится отдельная строка.
Таким образом, в ведомости находят отражение все выявленные в хозяйстве недостачи материальных ценностей по материально ответственным лицам и видам материальных ценностей, причинам возникновения и направлениям списания. Итоги оборотов по кредиту в целом и по корреспондирующим счетам из ведомости № 54-АПК ежемесячно переносят в журнал-ордер Ni 10-АПК, откуда после сверки оборотов они будут записаны в Главную книгу.
Учет переоценки товарно-материальных ценностей
Общие положения
В связи с изменением реальной оценки товарно-материальных ценностей организация проводит их переоценку. Бели
раньше для этих целей применяли счет 14 "Переоценка товарно-материальных ценностей" и переоценка проводилась по специальным постановлениям правительственных органов, в связи с чем счет 14 применялся очень редко, то после утверждения Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" и (ПБУ-9) и Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ-10) ситуация резко изменилась. Согласно этим стандартам учета суммы дооценки и уценки оборотных активов рассматриваются в качестве прочих финансовых результатов и включаются в состав операционных доходов и расходов, учитываемых по новому плану счетов на счете 91 "Прочие доходы и расходы". При этом для отнесения сумм на данный счет никаких разрешений от вышестоящих, тем более правительственных органов, не требуется. В связи с этим счет 14 "Переоценка товарно-материальных ценностей" в новом плане счетов был ликвидирован, а суммы переоценки отражаются в общем порядке как получение прочих доходов и расходов.
Порядок отражения переоценки
Если организация проводит переоценку товарно-материальных ценностей, то по мере выявления ее результатов и утверждения их руководителем организации суммы переоценки списываются на дебет счета 91 (в случае уценки материалов) или на кредит счета 91 в случае дооценки. Соответственно делаются бухгалтерские записи: дебет счета 10 "Материалы", кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" (на суммы дооценки) или кредит счета 10 "Материалы", дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" (на суммы уценки). Понятно, что по одним материалам могут отражаться суммы дооценки, по другим -уценки, поэтому эти операции отражаются развернуто по счетам материалов, а на счете 91 выделяется отдельный субсчет, итоги которого по дебету и кредиту перечисляют на счет 99 "Прибыли и убытки".
Кроме материалов с аналогичным отражением по счетам переоценка может проводиться и по другим видам оборотных активов: готовой продукции, товаров, остаткам незавершенного производства и др.
Международная академия бизнеса и управления
Институт экономики и управления
Кафедра Финансы и кредит
Эссе на тему: «Обеспечение сохранности материальных ценностей предприятия»
По дисциплине «Экономическая безопасность фирмы»
Подготовила: Студентка 5 курса гр. ФК-5,
специальности «Финансы и кредит»
Баранова Дарья Евгеньевна
Проверил: д.п.н.; профессор Гусев А.А.
Красногорск-2009
В условиях рыночных отношений, когда хозяйственная деятельность предприятий и организаций торговли и их развития осуществляется за счёт самофинансирования, а при недостатке собственных финансовых ресурсов – за счёт заёмных средств, весьма важной аналитической характеристикой является финансовая независимость организаций и предприятий от внешних заёмных источников. Финансовая независимость позволяет предприятиям конкурировать с другими участниками хозяйственных отношений. Наряду с другими факторами стабилизации финансовой независимости, способствует сохранность собственности. Однако, как показывают исследования, сложилось неблагоприятное положение сохранности средств. Организации и предприятия торговли имеют убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь. С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли. На современном этапе развития рыночных отношений сохранность собственности необходимо трактовать в широком и узком смысле слова. Ущерб причисляется не только при расхищении, присвоении и уничтожении имущества, но и при нарушении финансовой и государственной дисциплины, расточительстве, халатности, порче имущества, выпуске недоброкачественной продукции. Под сохранностью собственности в широком смысле слова следует понимать борьбу за её эффективность, что означает сбережение имущества, рациональное использование сырья, усиление режима экономии. Сохранность собственности в узком смысле слова предполагает борьбу с потерями ценностей вследствие недостач, хищении, неправильного хранения, что также имеет большое значение. Всё это выдвигает проблему сохранности средств в новых условиях хозяйствования в число актуальных. Поэтому целью является освещение вопроса укрепления и сохранности собственности торговых организаций в условиях рынка, средством чего и является инвентаризация.
Поэтому за сохранностью необходимо осуществлять контроль, который можно осуществить, применяя инвентаризацию. Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса. Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент. Принципы инвентаризации: внезапность, сопоставимость единиц измерения, плановость, объективность, юридическая правомочность результатов, непрерывность, полнота охвата объектов, воспитательное воздействие и материальная ответственность, оперативность и экономичность, гласность. Инвентаризация как средство контроля за сохранностью материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по различным признакам. В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.
По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчётов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна. Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе. По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями. По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта и элемент метода хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.
Во-первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учёта состоит в установлении соответствия учётных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.
Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.
В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.
В-четвёртых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.
В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учётной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы. Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия. Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей. Но, кроме того, на сохранность собственности влияют и некоторые особенности торговли, которые обусловлены следующими причинами. Прежде всего, то высокая степень децентрализации торговой сети. Торговля призвана прежде всего обслуживать население, поэтому организована разветвлённая розничная торговая сеть. Кроме того, на предприятиях розничной торговли отсутствует натуральный учёт, из-за чего возникают затруднения в своевременности выявления нарушений. Эти объективные условия накладывают отпечаток на формирование способов хищений в торговле, в зависимости от которых осуществляются инвентаризации, направленные контролировать сохранность средств. Значительная часть должностных хищений в торговле совершается упрощёнными способами, то есть путём присвоения выручки или товара. Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются примитивными маскировочными действиями и выявляются при своевременном проведении инвентаризации. Наряду с этим в торговле возникает небольшое количество квалифицированных должностных хищений, наносящих ей большой ущерб. Эти хищения совершаются при соучастии других работников предприятия и посторонних лиц. Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтённых излишков ценностей, с последующей реализацией их без отражения в учёте или крупные растраты, скрываемые путём подлогов в первичных документах и учётных регистрах. Выявление таких хищений затруднено и требует от ревизоров и инвентаризаторов глубокое знание бухгалтерского учёта, методов ревизий и организации торговли. Растраты и злоупотребления всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций. Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Производят контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а так же выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период, проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведётся количественный учёт. Рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей. Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.
Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы а так же кладовые, создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия. В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию. В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов. Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения, участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей. Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.
План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения. Один экземпляр плана инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества. Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно- материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов. Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия. Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве. Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.
С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ её эффективности. При этом необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности. Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются следующие: инвентаризационные комиссии действуют как временный орган; специалисты, проверяющие плохо ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои обязанности, права и обязанности, права и ответственность, отсутствует чёткая регламентация инвентаризаций. Исходным моментом для определения непосредственных результатов деятельности должно являться степень или уровень выполнения определённых задач, прохождение этапов проверки. Для этого необходимо, чтобы существовала система показателей, отражающих полноту, своевременность и оперативность выполнения работы; единство в совокупности показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в наибольшей мере соответствуют относительные величины. Общий принцип подсчёта отдельных показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддаётся количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество труда. Предлагаемые показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций, сравнить и определить лучшие предприятия по организации и проведению инвентаризационной работы, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением собственности предприятия. Вместе с тем целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведения. Используя данные представленных ранее таблиц, можно рассчитать влияние факторов на изменение суммы недостач. Для этого нужно использовать метод цепной постановки.
Необходимо уделять огромное внимание кадрам, особенно молодым. Повысить роль квалификационных комиссий по приёму на работу лиц, связанных с материальной ответственностью, что позволяет практически исключить проникновение на эти должности граждан, имеющих судимость или уволенных по недоверию. Особое внимание уделяется повышению профессионального уровня материально ответственных лиц. Принимаются различные меры по улучшению инвентаризационной работы. Утверждаются списки работников системы, привлекаемых для проведения инвентаризаций. Инвентаризации проводятся только правомочными комиссиями, в состав которых в обязательном порядке входят два специалиста от правления организации, член комиссии контроля за работой торгового предприятия и материально ответственное лицо. Особое внимание уделяется совершенствованию работы с кадрами, воспитанию у них чувства ответственности за порученное дело, укреплению трудовой и производственной дисциплины.
Материально -производственные запасы (4)Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит
На складе. Для обеспечения сохранности материальных ценностей промышленным предприятиям рекомендовано придерживаться следующих... «АКРОН ПЛЮС» и в целях обеспечения сохранности материальных ценностей можно предложить следующие рекомендации. Разработать...
Материальная ответственность работников (1)
Курсовая работа >> Государство и право... материальных ценностей . Работник самостоятельно отчитывается перед бухгалтерией предприятия за вверенные ему ценности ... , переработки) материальных ценностей . Работодателем созданы условия для обеспечения сохранности материальных ценностей . Особое положение...
Материальные затраты в структуре себестоимости продукции строительных организаций и направления
Реферат >> Бухгалтерский учет и аудитМатериалов; обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей ; соблюдение... на прорабских участках Для обеспечения сохранности материальных ценностей строительные предприятия имеют центральные склады, на...
Производственные запасы предприятия
Дипломная работа >> ЭкономикаВыполнения хозяйственных операций непосредственно на предприятии (расходование и сохранность материальных ценностей , обеспеченность массо измерительными приборами и использование...
