Как работает секретарша. Деловой этикет секретаря на рабочем месте

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

  • весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
  • устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
  • нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
  • правила пользования средствами оргтехники и связи;
  • правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
  • правила организации труда на рабочем месте;
  • нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

  1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
  2. Правильное ведение внутренней документации.
  3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это - обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

А.Н. – Да.

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А.Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

А.Н. – Да.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

А.Н. – Да.

Елисеева Галина

Бизнес-тренер, директор Центра «ТренерПРОФИ», автор и ведущая тренинга "Технология разработки и проведения тренингов по командообразованию"

  • Психология: личность и бизнес

Ключевые слова:

1 -1

Вакансия секретаря сегодня одна из самых востребованных. Конкурс на нее может достигать 20 человек на место! Правда, профессию эту рассматривают в качестве временной занятости. Да и качество кандидатов оставляет желать лучшего: часто их умения ограничиваются слабым знанием компьютера и умением варить кофе. В то время как на Западе секретарь - престижная и хорошо оплачиваемая профессия. Как же стать идеальным секретарем?

Любопытно, что слово секретарь образовано от выражения «хранитель секретов». Официально закрепили этот термин при Петре I в 1720 году. В те времена статус секретарей был очень высок. Лет 10 назад секретарей стали называть «офис-менеджерами». Однако смешивать эти понятия нельзя.

Что за птица – секретарь?

Секретарь – это технический исполнитель. Круг его обязанностей зависит от сферы деятельности компании и ее размеров. Как правило, он очень широк: делопроизводство, кадровое делопроизводство, ведение архива. В основные обязанности секретаря входит:

    документирование деятельности аппарата управления

    регистрация, контроль и систематизация документов

    подготовка документов к передаче на архивное хранение

    ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор текста документов на компьютере

    организация приема посетителей

    подготовка переговоров и совещаний

    подготовка командировок руководителя и планирование рабочего дня

Работодатели хотели бы видеть на этой должности исполнительных, аккуратных, пунктуальных, внимательных, ответственных людей с высокой скоростью печати, обладающих организаторскими способностями, умеющих работать с оргтехникой и компьютером. Поскольку секретарь – лицо фирмы, у него должна быть презентабельная внешность и грамотная речь.

Офисный хранитель

Офис-менеджер – это организатор. Он координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации. Его обязанности шире, чем у секретаря:

    курирование работы всего офиса

    координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.)

    ведение деловой корреспонденции

    распределение звонков

    встреча посетителей

    административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса

    работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С

    списание материалов

    ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов

    ведение офисных расходов, документооборота оплат

    организация праздников и других корпоративных мероприятий

    обеспечение чистоты и порядка в офисе

Иногда офис-менеджер занимается наймом персонала, выполняет представительские функции. В зависимости от возлагаемых обязанностей, варьируются и требования к этим специалистам. Например, помимо знания основ делопроизводства может потребоваться специальное образование, например, юридическое или медицинское, в зависимости от сферы деятельности компании.

Необходимые для секретаря качества – вежливость, корректность, доброжелательность. Он должен быть деликатным, предупредительным с посетителями и сотрудниками, – все это залог успешной работы секретаря.

Не менее важно знание делового этикета. Секретарь должен соблюдать десятки правил, касающихся знакомства с клиентами, ведения телефонных разговоров, сопровождения руководителя, присутствия на переговорах. Хороший секретарь должен уметь делать соответствующий ситуации макияж, а также одеваться и носить вещи. Основная часть работы секретаря связана с общением, поэтому ему совершенно необходимо развивать коммуникативные навыки.

Секретарь - человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь - это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа - секретарь в приемной . Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты , на которых возлагается больший круг обязанностей:

  • контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
  • обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
  • ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
  • планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
  • подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
  • прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

  1. Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
  2. Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
  3. Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
  4. Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
  5. Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
  6. Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
  7. Опытный секретарь - на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

  1. Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
  2. Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
  3. Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом - от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Обучение на Секретаря

Для работы секретарем не нужно высшее образование, ведь достаточно окончить профильные курсы или ссуз. В последнем случае стоит рассматривать следующие направления подготовки: «Секретарь», «Делопроизводитель», «Документационное обеспечение управления и архивоведение». При поступлении нужно успешной пройти собеседование и конкурс аттестатов, срок обучения составляет 10-34 месяцев, подавать документы можно после 9 и 11 классов, программы предусматривают бюджетные места. Если работа секретаря вам понравится, то необходимо направить силы на укрепление и расширение профессиональных навыков: новое программное обеспечение, иностранные языки, получение водительских прав и иные знания, которые могут пригодиться в этой сфере. Секретарем могут трудиться люди, имеющие высшее образование, связанное с архивоведением, лингвистикой, филологией, медициной, юриспруденцией и иными науками.

Московский центр образования "ПРЕСТИЖ" проводит . Психология общения, деловой этикет, базовая компьютерная подготовка (40 часов), слепой метод печати, английский язык (100 часов), трудовое законодательство. Диплом с присвоением квалификации «секретарь, помощник руководителя». Помесячная оплата.

На этом курсе можно получить профессию секретаря-референта за 3 месяца и 10 000 руб.:
— Одна из самых доступных цен в России;
— Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца;
— Обучение в полностью дистанционном формате;
— Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!
— Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Лучшие ссузы для секретарей

  1. Технологический колледж № 34.
  2. Экономический колледж Санкт-Петербурга.
  3. Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
  4. Краснодарский торгово-экономический колледж.
  5. Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Зарплата на 20.11.2019

Россия 24000—50000 ₽

Москва 24000—70000 ₽

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Профессиональные знания

  1. Базовое понимание принципов делопроизводства.
  2. Microsoft Office, мессенджеры.
  3. Правила ведения деловой переписки.
  4. Корпоративная этика.
  5. Работа с оргтехникой.
  6. Тайм-менеджмент.

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда. Работа секретарем , к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий. Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.

Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь - лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

Кто такой секретарь?


Профессия секретаря появилась много веков назад. В истории Древнего Рима упоминается слово "secretarius" - человек, который осведомлен обо всех делах патриция; советник, держащий все секреты в строжайшей конфиденциальности. Кроме того, к представителям этой профессии относились писари и летописцы, фиксировавшие хронологическую последовательность событий и осуществлявшие записи распоряжений и указов царей.

В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.

В современном понимании слово "секретарь" подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы. Как правило, секретарь - это "правая рука" начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя. К основным должностным обязанностям относится:

  • просмотр и сортировка корреспонденции, почты;
  • прием телефонных звонков;
  • обеспечение офиса необходимыми для работы предметами;
  • общение с посетителями;
  • организация встреч руководителя и планирование его рабочего времени;
  • протоколирование совещаний или собраний;
  • организация командировок (бронирование отелей и билетов) и т.д.

На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:

  • Секретарь на "ресепшн". К этой должности не выдвигается особых требований, и она считается наименее престижной. Для работы не требуется специального образования, а в круг обязанностей зачастую входит распределение звонков, встреча клиентов, выполнение мелких поручений, закупка канцтоваров и прочих офисных принадлежностей.
  • Секретарь-референт. Человек, который занимает не последнее место в компании и приравнивается к должности офис-менеджера. На этой должности без специального образования не обойтись. Работа предполагает редактирование различного рода документов, подготовку проектных решений, контроль над работой других сотрудников, составление речей для выступления руководителя на мероприятиях.
  • Помощник руководителя . Очень почетная и ответственная должность, которая включает организацию работы сотрудников, решение административных и организационных проблем. Для ассистента крайне важным является знание всех дел компании, а также наличие доверительных отношений с руководителем.

Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:


Какими личностными качествами должен обладать секретарь?

Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность - это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.

Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.

Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность - неотъемлемый критерий. Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса. Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.

Преимущества профессии секретарь

Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:

  • стабильность;
  • приобретение полезных навыков общения;
  • новые знакомства;
  • работа в комфортном офисе;
  • возможность совмещения с учебой или работой.

Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым. Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании - согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.

Недостатки профессии секретарь


Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ - она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

  • ненормированный рабочий день;
  • монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
  • необходимость "держать лицо" в любых ситуациях.

Где можно получить профессию секретарь?

Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению "секретариат". А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.

Базовые навыки секретарского дела можно получить . Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно. Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах - здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее. Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.